Hasta hace poco todo era felicidad entre mi Correo electrónico de Google Cloud gratuito y yo, hasta que los muchachones de Google decidieron que ya no era rentable sostener su palabra. Entonces descidí que era hora de migrar de google a otro correo electrónico.
Antecendente
Hace mucho tiempo, proverbial inicio de algo que pasó en un tiempo ancestral, Google quería incursionar en el ámbito de los correos de empresa y por eso inició con su servicio de correo gratuito, Gmail, que muchos todavía usamos, y la verdad es que es una herramienta muy adecuada, amable porque fue creciendo en funciones, pero me adelanto.
Cuando salió el servicio de paga Google Apps, ofrecían gratis para tu dominio (mío je, je, je) hasta 5 correos electrónicos gratuitos y si querías más, en ese caso, tenías que empezar a pagar el servicio completo. Como yo me mantuve debajo de esos correos puesto que mi correo empresarial pues soy sólo yo…
Con el tiempo empezó a nacer la complejidad del Drive que incluían documentos y espacios de almacenaje de archivos y otras cosas, se conoció como Google Drive y luego como G Suite. Para este punto ya el servicio por el que yo firmé ya no incluía los 5 correos, solamente tenías los que ya habías utilizado, por mí no hubo problema porque yo mantenía el único correo de siempre; Luego nace Workspace y entonces G Suite tuvo fecha de caducidad y sus servicios gratuitos con ella y como está a punto de llegar (1 de junio de 2022) yo decidí migrar.
¿Por qué decidí migrar?
El costo de usuario de correo electrónico por mes en este momento está en $105.30 (realmente $117) MXN con el “Business Starter” al mes y la verdad no me parece que lo vale. Porque las características de pago empiezan a ser buenas a partir de 210.60 (realmente $234) MXN con el Business Standard. Vale la pena aclarar que ambos costos en promoción, hasta que no… Y la verdad no me quiero encontrar pagando casi $3,000 MXN por un correo electrónico al año.
Lo principal para mi es el correo electrónico que de todas formas tengo gratis con mi servicio de hosting por lo cual, le digo adiós a Google.
Hola cPanel
Cuando mis clientes me plantean la necesidad de tener un sitio web, les señalo la importancia de tener un correo electrónico para su empresa, sin embargo hay que tomar en cuenta que algunas opciones de hosting pretenden, maliciosamente, no tener correo electrónico gratuito (Siii Sr Godaddy hablo de ustedes), para con esto, presionar a la compra de otros servicios, además de ser una mala práctica, desprestigia a los servicios de software libre, sin embargo hay buenas opciones.
Cuando los servicios de hosting tienen cPanel por lo general incluye Roundcube que es un servicio de correo electrónico de software libre, y si los servicios de hosting ofrecen espacio de disco ilimitado (unlimited disk space), los correos electrónicos también son ilimitados y no cuestan $117 MXN cada uno…
Bye bye G Suite
Nunca había hecho una migración de correo como tal, entonces empecé como cualquier mortal preguntando cómo hacerlo a Google mismo, lo que me llevó a la Ayuda de Cuenta de Google, aquí la explicación es sencilla. Después fui a la sección que dice “Descarga tus datos” en el Paso 1 que lleva a la url: “takeout.google.com”.
El servicio básico de Google tiene 49 servicios, de los cuales yo siempre me cuidé de usar solamente el Calendario, Contactos, Correo electrónico y Drive, así que solamente seleccioné estos de la lista que despliega.
Cuando le damos aceptar, nos envía a “Método de entrega” y lo primero que hay que hacer es, en un dropdown menú, seleccionar cómo queremos la entrega de la información, ya sea por un vínculo que nos envían al correo electrónico (lo que yo escogí), que nos agreguen en drive, dropbox, onedrive o a box el archivo, también nos permite escoger si será periódico o una sola vez, luego el tipo de archivo, .zip o .tgz, y por último, el tamaño, que pueden ser 1gb, 2gb, 4gb, 10gb y 50gb, esto último evita que se haga más grande de lo que solicitamos el archivo que se va a generar, si tengo 2gb en total y yo escogí 1gb entonces tendré dos archivos…
Después damos click a “Crear exportación” y ahí nos avisa que hay que esperar entre horas y días, dependiendo de la cantidad de información que se tenga que procesar.
Registros MX
Cuando nos estamos llendo de google, está establecido que tenemos para el correo electrónico los registros MX de ellos en nuestro dominio, google usa:
| Name | TTL | Type | Record |
| xaeoc.com. | 14400 | MX | Priority: 1 Destination: aspmx.l.google.com |
| xaeoc.com. | 14400 | MX | Priority: 5 Destination: alt1.aspmx.l.google.com |
| xaeoc.com. | 14400 | MX | Priority: 5 Destination: alt2.aspmx.l.google.com |
| xaeoc.com. | 14400 | MX | Priority: 10 Destination: alt3.aspmx.l.google.com |
| xaeoc.com. | 14400 | MX | Priority: 10 Destination: alt4.aspmx.l.google.com |
Ahora bien, es cierto que las necesidades de un hosting pueden ser diferentes, pero por lo general lo único que se necesita es cambiar estos registros MX anteriores (borrarlos) por uno sólo:
| xaeoc.com. | 14400 | MX | Priority:0 Destination: xaeoc.com |
Esto lo que implica es redireccionar el servicio de correo electrónico al mismo dominio y no llevarlo a google.
Vale la pena recalcar que esto puede tardar un rato en “propagar”, lo que significa que se efectúe el cambio que iniciamos, para mí este cambio tardó unos 30 minutos, pero por lo general te dicen que puede tardar hasta 72 horas en efectuarse. A mí en lo personal nunca me ha tardado ningún cambio en el servidor tanto tiempo, pero puede ser.
Hacer el correo electrónico
Para hacer nuestros correos en el nuevo servicio, entramos al cPanel y buscamos la sección que se llama “Email” o “Correo electrónico” esta sección tiene varios iconos, pero el que nos interesa es “Email Accounts” o “Cuentas de Correo Electrónico” y en este lugar hacemos el correo electrónico, ponemos el usuario y escogemos el dominio con el que queremos crear el correo electrónico, ponemos nuestro password y listo, tenemos la cuenta hecha.
Ahora el paso que sigue es ponerle dentro toda la información que teníamos en nuestro servicio de correo electrónico anterior.
Webmail
Para empezar tenemos que entrar en nuestro correo electrónico que por lo general estará en la carpeta /webmail/ en nuestro dominio ej. midominio.com/webmail/ y ahí ponemos el correo y nuestro password y entramos a una página donde están las características del correo.
Open your inbox: Aquí podemos abrir el correo en Roundcube, aunque abajo se puede seleccionar entre Roundcube y horde… Yo usaré el primero.
Set up email on your device: En esta sección puedes enviar un correo para configurar un dispositivo, específicamente Apple o Android y hay una opción general para cualquier compu o dispositivo.
Después siguen varias cosas que no profundizaremos en este artículo, pero quedan pendientes para otro…
Roundcube
Si damos click en el nombre de Roundcube o en el botón de open… Nos lleva a la herramienta virtual de correo.
En la barra derecha hay un menú que nos establece en orden de arriba abajo: “Crear mensaje nuevo”, “Correo”, “Contactos”, “Calendario”, “Configuración”, “Webmail home”, “Acerca de” y hasta abajo está el botón de “Cerrar sesión”.
Configuración de correo electrónico
Preferencias
En casi todas las cosas ir primero a configuración es una buena costumbre, en particular porque en casi todos los lugares hay que poner la “Zona horaria” adecuada y esto en particular es importante para poder poner a funcionar de manera bien nuestro calendario…
Ahora el segundo consejo es leer, leer todo de manera exhaustiva para no dejar nada por fuera.
La “Interfaz de Usuario” ponemos el idioma, zona horaria, formato de hora, formato de fecha, también otras cosas pero es importante “Actualizar”, porque ahí le dices cada cuanto va a revisar si hay correo nuevo, yo lo puse cada minuto pero es algo que puede ser al gusto.
Voy a obviar “Vista de buzón” porque es una cuestión de gusto lo que se pone ahí, vuelvo a aconsejar leer bien. En la “Vista de Mensajes” creo necesario activar el switch de “Mostrar HTML” y además “Allow remote resources” seleccionarle “de remitentes conocidos”, esto va a hacer que podamos ver los correos html,que hoy en día son casi todos, y que las imágenes de los conocidos no soliciten permiso para cargarse y entonces veamos en automático los correos de quienes tengamos en nuestra lista de contactos. En “Composición de Mensajes” también es importante, para mí, tener “Redactar mensajes HTML” en siempre para que podamos darle estilo a nuestros correos. Lo demás es básicamente al gusto, pero al apartado de la firma sí es importante darle una revisada.
Luego, de ahí brincaremos a “Calendario”, porque las demás cosas me parecen al gusto también. A mí me gusta que en el calendario, se vea el mes completo y eso se logra poniendo en “Vista predeterminada” la opción “Mes”.
Identidades
En carpetas no me voy a detener, ahí podemos agregar carpetas extras si quieren tenerlas… Por ejemplo si quieren tener una carpeta para Facturas o para categorías en específico.
En las “Identidades” está el nombre con el que te verán tus clientes, “Nombre de visualización”, si queremos ponerle una “Organización” que por lo general va el nombre de la empresa y varias cosas más que pues no nos interesan tanto pero al final está la “Firma” de tu correo. Aquí puedes escoger poner un texto, o en la esquina superior derecha, darle click a un icono de una imagen y cambiar tu firma a HTML, y básicamente se puede poner lo que quieras, de hecho por ahí encontrarás un botón de “Código fuente” para que escribas lo que quieras.
Y listo, eso es lo de las configuraciones y ahora sí nos toca traer los correos viejos y nuestros contactos…
Importar correos electrónicos y contactos
Para iniciar iremos a la sección de “Contactos” en la barra lateral del Roundcube…
Ahí encontramos en la barra superior al lado izquierdo una opción sencilla que dice “Importar” con una flecha para arriba. Cuando le damos click aparece una ventana que nos da la posibilidad en la que podemos buscar una archivo…
Vamos a lo que nos dieron en el takeout de Google, descomprimimos el zip y buscamos la carpeta Contactos y en algún lado por ahí encontraremos un archivo .vcf en mi caso el mío se llama “Mis contactos.vcf” y ese archivo lo buscamos por el browse que abrimos en el botón de importar.
Y listo, no debería ser más complicado que eso…
Importar los correos
La importación de los correos es algo diferente. El takeout produce un archivo que tiene por extensión .mbox que nunca había usado, así que busqué información y encontré un artículo que me sirvió para empezar “Formato MBox: qué es y cómo abrirlo en tu PC para leer tus correos electrónicos” pero no me funcionaba para lo que quería…
Entonces, me di a la tarea de encontrar algo con qué exportar estos archivos y encontré un pequeño software que se llama Mbox Email Extractor y exporté los correos a eml.
Con lo que no contaba fue con los 4.3gb de rock que incluían esos correos por lo que me puse a depurar qué correos realmente necesitaba… No tuve el cuidado de limpiar la papelera, el correo no deseado o de borrar correos realmente viejos, entonces al descomprimir, tenía alrededor de 2500… Entonces procedí a hacer grupos de correos que una vez comprimidos sean menores a 50mb, que es el límite por archivo, al final sólo incluí 500 correos de los que tenía en google, de todas maneras esos correos quedan en mí disco duro y los puedo consultar en caso de necesidad.
Cuando tuve los archivos listos ingresé a Roundcube y en la sección de “Correos” de la barra lateral fui a la sección de “Más” que tiene un icono de tres puntitos y seleccioné la opción de Importar.
Eso abre una ventana similar a la usamos antes para importar los contactos… En la que nos informa el peso máximo de los archivos, este peso puede variar dependiendo de hosting a hosting.
Conclusiones
Llevo un par de semanas usando el Roundcube como administrador de correos en internet y la verdad no tengo ninguna queja, puedo poner cintas en mis calendarios y el correo, es una maravilla, puedo enviar archivos de hasta 50mb.
Tal vez con el tiempo iré encontrando defectos al trabajar, pero por el momento no tengo nada que decir, algo que sñi extraño, y creo importante apuntar, es el almacenamiento de archivos, documentos y hojas de cálculo, que era algo que usaba constantemente y tendré que buscar qué usar en vez de eso.
